ANALISIS SISTEM E-COMMERCE

Saya menulis ini, ketika ada tugas dari salah satu mata kuliah yaitu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.

Business Case :

Sebagian Besar penduduk Indonesia bermata pencaharian di bidang pertanian atau bercocok tanam, maka dari itulah Indonesia dikenal juga sebagai Negara Agraris. Sebagai Agrararis para petani di Indonesia menghasilkan berbagi macam tumbuhan komoditas ekspor, seperti padi, jagung, kedelai, kopi, tebu, kacang-kacangan, sayur-sayuran, aneka cabai, ubi, singkong, dan lain sebagainya.

Untuk bisa mempertemukan para petani dengan para pembeli hasil-hasil pertanian, maka hadirlah TaniHub yaitu sebuah E-commerce atau startup marketplace. Dalam Tanihub ini memanfaatkan teknologi internet, dengan harapannya para petani bisa memiliki kesempatan langsung untuk bertransaksi dengan para pembeli. Melalui Tanihub petani juga diberi edukasi supaya bisa menghasilkan produk pertanian yang bagus serta dimodali untuk menanam lewat TaniFund.

Sistem yang saya usulkan bahwa, TaniHub harus bisa membuat para petani tertarik menggunakan TaniHub tersebut. Selain itu, membuat  jumlahnya harus semakin banyak yang tergabung. Caranya yaitu dengan memberikan bonus berupa penambahan modal lewat TaniFund. Dengan penambahan modal ini, tentunya para petani semakin semangat dan tertarik menggunakan TaniHub. Bonus berupa penambahan modal berlaku bagi para petani yang berhasil panen, bagi yang gagal panen tidak berlaku. Selain itu, penerapan sistem berupa Live Chat dalam aplikasi TaniHub harus diterapkan serta dikembangkan. Biasanya para pembeli atau konsumen, ketika menanyakan informasi pesanan mereka kepada customer service  hanya bisa melalui Telepon dan email dan itu membutuhkan waktu yang agak lama. Dengan adanya sistem Live Chat ini dalam TaniHub,mendapatkan respon secara real time sehingga para pembeli mendapat informasi yang tepat.

Model Proses Bisnis :

Berikut adalah Proses Bisnis yang ada pada TaniHub

Para petani bertanggung jawab pada proses penyediaan barang (Barang yang dimaksud hasilhasil pertanian). Selanjutnya permintaan pengadaan barang dapat diajukan oleh para pembeli hasil pertanian (Customer). Dalam usaha untuk memenuhi permintaan tersebut maka TaniHub (Selaku Logistik dan Gudang) melakukan interaksi dengan mitra bisnis yaitu para petani selaku penyedia barang (supplier) dan para pembeli/customer.

Untuk memperjelas pemodelan proses bisnis ini, maka dilakukan pembatasan, asumsi dengan keadaan sebagai berikut :

1. Proses bisnis ini adalah gambaran secara umum dari Divisi Logistik dan tidak memperhatikan secara terperinci untuk Divisi yang lain

2. Fungsi Bisnis Logistik dan Gudang dikelola langsung oleh TaniHub

3. Fungsi Bisnis Supplier (para petani) sudah bermitra dengan TaniHub

4. TaniHub menangani fungsi pembelian, penetapan harga, dan pemilihan supplier

5. Proses dimulai ketika para pembeli (customer) memerlukan atau menginginkan barang (barang yang dimaksud hasil-hasil pertanian). Lalu, Customer tersebut membuat daftar permintaan barang yang nantinya akan dikirimkan ke bagian Logistik dan diterima. Logistik akan mengirimkan pesan permintaan status stok jenis barang sesuai daftar yang tertera. Kemudian pesan tersebut akan diterima oleh divisi Gudang, untuk memeriksa di gudang dan setelah memeriksa keadaan di Gudang akan mengirimkan pesan kembali ke Logistik tentang status keberadaan barang tersebut.

 

Berdasarkan pesan diterima ini, bagian Logistik akan melakukan evaluasi terlebih dahulu. Hasil evaluasi tersebut mempunyai 3 alternatif, yaitu : 

• Jika barang tersedia sesuai permintaan maka divisi logistik akan mengirimkan surat perintah pengeluaran barang (Material Ticket) ke bagian gudang. Kemudian berdasarkan surat tersebut maka gudang akan mengeluarkan barang langsung kepada para pembeli (customer) yang meminta dan memberikan laporan pengeluaran barang kepada divisi Logistik. 
• Jika barang tidak tersedia (stok kosong atau minimum) maka divisi logistik akan membuat surat permintaan pengadaan barang (PR–Purchase Requisition) kepada divisi supplier (para petani yang sudah bermitra dengan TaniHub). Divisi Supplier (petani) kemudian akan menjawab status permintaan pembelian tersebut. 
• Jika ternyata status ketersediaan barang belum pasti karena ada proses pembelian dan pengiriman barang yang belum selesai dari supplier (pembelian bermasalah) maka divisi Logistik akan melakukan penelusuran lebih lanjut kepada supplier tersebut yang bermasalah. Lalu divisi logistik kemudian akan membuat laporan hasil pengadaan barang maupun penelusuran status ketersediaan barang

6. Proses dianggap selesai ketika barang telah terkirim ke customer atau ketika laporan penelusuran pembelian bermasalah dan penyelesainnya selesai dibuat.

Berikut di bawah ini adalah gambar Diagram BPMN :

System Requirement :

Pada Customer Service TaniHub masih menggunakan Telepon dan Email untuk menjawab keluhan ataupun pertanyaan dari pelanggannya. Menggunakan Telepon dan Email pada dasarnya hanya bersifat pasif jadi hanya akan bekerja jika pelanggan yang mengawali. Untuk mendapatkan informasi dari customer service, terkait dengan keluhan ataupun pertanyaan, maka para pelanggan harus menunggu waktu yang agak lama. Para pelanggan tentunya membenci jika harus menunggu lama untuk dihubungkan dengan customer service melalui telepon. Dan proses customer service melalui email kadang dapat membuat frustasi. Bukan berarti layanan Telepon dan Email kurang baik dan efisien tetapi perlu dikombinasikan dengan adanya layanan sistem Live Chat.

Melalui Live Chat, tentunya menyediakan respon secara real-time sehingga para pelanggan akan mendapat informasi pada waktu yang tepat. Keuntungan tambahannya adalah live chat tidak benar-benar mengharuskan pelanggan memberikan perhatian penuh. Misalnya, pelanggan dapat melakukan live chat sambil melakukan pekerjaan-pekerjaan ringan yang lain. Selain itu, dengan Live Chat para pelanggan dengan mudah menulis pesan dan tidak membutuhkan biaya operasional seperti layanan Telepon dan Email sehingga sangat mudah serta efisien untuk digunakan. Itulah mengapa layanan pelanggan berupa sistem  Live Chat dalam TaniHub,sangat penting untuk disediakan dan diterapkan.

Perancangan Model Sistem Informasi :

Terima Kasih.
Salam,

#PYN